Evidența științifică a bunurilor culturale mobile este o activitate prioritară într-un muzeu, cu desfășurare continuă. Aceasta începe în momentul în care un obiect intră în patrimoniul muzeal și primește un număr de inventar unic, atașat pe o etichetă. Intrarea în patrimoniu se realizează prin încheierea procedurilor de achiziție sau donație a obiectului respectiv.
Evidența bunurilor de patrimoniu se ține în registrele de inventar (variantă tipărită și electronică) și în fișele de evidență.
Conform legislației în vigoare, fiecare obiect trebuie înregistrat în registrul de inventar. Acest document cu caracter permanent conține următoarele informații: număr de inventar, data intrării în patrimoniu, numele artistului (ofertantului), titlul sau obiectul (denumirea științifică și locală, zona etnografică), descrierea obiectului, data sau epoca, tehnica (și materialele), dimensiunile, starea de conservare, proveniența (unde se trece documentul de intrare), valoarea (din contractul de vânzare-cumpărare sau, în cazul obiectelor donate, valoarea nominală, care se stabilește în urma evaluării de către specialiștii muzeului), locul unde se găsește obiectul (expoziție permanentă sau depozit).
Registrul de inventar se completează pe măsura achiziționării de noi bunuri culturale mobile. De asemenea, fiecare depozit are un registru de evidență propriu, pentru fiecare domeniu din spațiul respectiv: textile, scoarțe, costum popular, podoabe, ceramică, lemn, metal, icoane, obiecte de ceremonial.
Fișele analitice de evidență se întocmesc de către colectivul de muzeografi pe baza registrului de inventar și a vocabularului de cuvinte controlate avându-se în vedere studiul vizual asupra obiectului ce urmează să fie fișat. Fiind un instrument de identificare, acestea trebuie să aibă atașată și o fotografie a obiectului respectiv.
Fișele se păstrează în corpuri de mobilier, module cu sertare, având colocații pentru identificarea lor rapidă.
Obiectele intrate în patrimoniu sunt introduse și pe liste de inventar în format electronic, pe genuri de creație, folosite la inventarierea periodică a patrimoniului.
De asemenea, există și programul informatic pentru evidența patrimoniului cultural mobil (fișe de obiect) și a arhivelor documentare din muzee (fișe de fototecă, clișotecă, videotecă și altele). Muzeul deține și baze de date conținute de programul DOCPAT (DOCumentarea PATtrimoniului Cultural Mobil și Arhivelor Documentare), elaborat de Institutul Național al Patrimoniului.
